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個人情報の扱いに関して

会員名簿作成における文洋株式会社の「個人情報の扱いに関して」ご説明いたします。

  • 会員名簿の作成目的を明示した記入用紙に、本人自筆記名式同意でご理解ご協力を得ています。
  • 必要部数のみ印刷し余剰な在庫を持ちませんので、名簿の外部流出の心配はありません。
  • お預かりした原稿類は一切返却もしくは裁断処分をしております。
  • 第三者への販売等は従来から一切行っておりません。
  • 個人情報保護法の理解を進めるため、毎月一回全社員で勉強会を開き、関係法令を厳守し管理を徹底しております。
  • 社内外関係者全員と情報管理契約を締結しております。

会員名簿の作成における個人情報の扱いについて

個人情報には、なんら秘匿する必要のない基本的なものから、保護されるべきものまでいろいろあります。

「個人情報は隠すべきだ」との誤解が蔓延し、麗しい地域の"助けあいの精神"を崩壊させてしまうのは個人情報保護法の立法趣旨に反しています。

内閣府のガイドラインでも、地域の名簿は作成・配付できることが明記されています。

○秘匿する必要のない基本的な情報

  • 住所
  • 氏名
  • 公開された電話番号 等

※これらは公知の事柄でプライバシー性は無く、地域コミュニティでは共有すべき情報

○保護すべき情報

  • 前科情報
  • 借金情報
  • 遺伝子情報 等

※プライバシーの領域

☆ 保護すべき情報(プライバシー情報)と、共有すべき情報(公知の情報)を混同されている方が、未だに見受けられます。会員名簿にはコミュニケーションに必要な事項や日常生活に必要で便利な記事が掲載されているだけで、プライバシーとは何の関係もありません。

具体的には、会員名簿作成の目的と重要性をご説明する文章を明示し、ご理解とご協力のもと、今まで通り各々自著により、『文洋(株)』がご用意する専用原稿用紙に必要事項を記入していただきます。

又、配布後の取扱には十分注意するよう誌面に表示し、会員各位に依頼しておけば安心です。

尚、法律の拡大解釈や過剰反応される方に対しては、「地域コミュニティ活動は全員が生活情報を共有することが基本で、名簿作成は地域公共の利益のためでその意義は大きい」こと、行き過ぎた拒否反応は、地域のコミュニティ活動をないがしろにしかねないことをご理解していただくようお願いし、協力を求めたいところです。

◇参考資料◇

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◆よくわかる個人情報保護法〜自治会における名簿の作成・配布について〜 (消費者庁企画課個人情報保護推進室) ファイルをダウンロード

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◆地域のくらしと個人情報《改訂版》 (東京都生活文化スポーツ局広報広聴部情報公開課) ⇒ダウンロードはこちらから。

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◆「過剰反応」にならないための個人情報取扱事例集 自治会編 (神奈川県県民部情報公開課) ⇒ダウンロードはこちらから。

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◆町内会で知って安心「個人情報保護の手引き」(北見市地域福祉活動合同推進本部) ファイルをダウンロード

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◆市民生活における個人情報保護Q&A[改訂版](横浜市個人情報保護審議会:横浜市市民局市民情報室)ファイルをダウンロード

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◆町内会で知って安心「町内会の個人情報保護の手引き」(帯広市町内会連合会) ⇒ダウンロードはこちらから。

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◆個人情報保護に関する「過剰反応」について(豊明市総務部総務課) ファイルをダウンロード

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◆町内会・自治会個人情報取扱いの手引き(室蘭市連合町会協議会・室蘭市)⇒ダウンロードはこちらから。

◆「自治会等での名簿作成の注意事項」のページ(越谷市)

◆個人情報を保護するとともに有益に利用しましょう「個人情報保護法Q&A」のページ(大分市)